Lo sviluppo della videoconferenza

All’inizio, a giustificare significativi investimenti nell’ambito della videoconferenza era soprattutto la prospettiva di risparmi nei costi delle trasferte: aerei, hotel, ristoranti e così via.
Una decina di anni fa diverse grandi aziende hanno iniziato ad apprezzare anche la possibilità di organizzare meeting virtuali, in grado di riprodurre nella quasi totalità l’atmosfera e la produttività delle riunioni di persona, come consigli d’amministrazione, presentazioni e discussioni di progetti, incontri ristretti con la stampa. È l’epoca in cui diventano di moda neologismi come telepresenza e immersività.

Oggi, come certifica fra gli altri la società di analisi Forrester (nello studio Forrester’s Videoconferencing Strategy Framework, un report rivolto ai Cio), la business value è cambiata. “L’evoluzione tecnologica – scrivono gli analisti della società – ha abbassato le barriere d’ingresso alla videoconferenza”. Questo ha portato le imprese ad apprezzare i vantaggi che la videoconferenza può apportare a livello di collaborazione e di efficacia dei processi di business.

Gli esempi sono molteplici e in crescita. La potenzialità di ridurre i costi connessi ai viaggi resta sempre una prospettiva apprezzata soprattutto dai Chief financial officer (Cfo), ma ecco che per tutte le divisioni di un’azienda con più sedi emerge il valore della videoconferenza per potenziare la collaborazione fra team aziendali remoti e rafforzare quelli con i partner esterni e i clienti attuali e potenziali.

Cosa richiedere alle soluzioni di videoconferenza
Oggi, come testimonia un altro studio Forrester (The Forrester Wave – Videoconferenza Infrastructure and Cloud Service, Q3 2014), sul mercato esistono proposte per ogni tipo di implementazione e per i budget di tutte le dimensioni. La società di analisi suggerisce comunque di prendere in considerazioni tre priorità valide per qualunque tipo di opzione: scalabilità, interoperabilità e semplicità.
Quando si parla di scalabilità ci si riferisce in questo caso soprattutto al cosiddetto scale up, cioè la capacità di supportare la crescita – spesso imprevedibile – delle richieste di connessione sia con tecnologie eterogenee, ma anche dello stesso tipo, come possono essere i desktop acquistati in grandi lotti da un’azienda o le virtual meeting room (Vmr) che una società installa progressivamente all’interno del quartier generale, in uffici periferici o addirittura in sedi dislocate in altri paesi del mondo.

L’interoperabilità è un must laddove le aziende desiderano che le soluzioni di videoconferenza siano in grado di interconnettere utenti – interni o esterni – che utilizzano applicazioni video multivendor e dispositivi con sistemi operativi differenti e con form factor diversi, spesso scelti in base alla situazione in cui l’utilizzatore si trova. Largo ricorso quindi agli standard: come minimo i protocolli H.323, Sip e, soprattutto oggi, WebRtc. Quest’ultimo consente di integrare, grazie al supporto di un set di protocolli standard e semplici Api, capacità di real-time communication in web browser, app per device mobili e dispositivi dell’Internet of Things.
Il supporto di standard ha diverse valenze. Una, già citata, è l’interoperabilità fra piattaforme di videoconferenza di diversi fornitori. Un’altra – sempre più importante – è permettere agli sviluppatori di incorporare funzionalità di videoconferenza direttamente all’interno di applicazioni business. Queste integrazioni hanno il vantaggio di potenziare l’efficacia di questi sistemi e incoraggiare l’uso della videocomunicazione grazie alla sua proposta in un contesto preciso. Un altro vantaggio del ricorso agli standard è la facilitazione dell’integrazione delle applicazioni di videoconferenza con soluzioni di produttività e content management disponibili on cloud.

Infine, semplicità. Come noto, gli utenti sono poco stimolati a utilizzare una nuova applicazione se l’interfaccia è complicata o se è necessario richiedere spesso l’assistenza dello staff It. La raccomandazione di Forrester è adottare un modello self-service, con funzionalità di identificazione degli interlocutori e delle Vmr, chiamata, invio di inviti tramite email o applicazioni di collaborazione (calendari, etc), semplici da usare.